Sistem Remote Work: Peluang Tiada Batas

Sistem Remote Work – Berbagi pengetahuan ditengah jarak jauh merupakan sebuah tantangan tersendiri, baik bagi suatu organisasi maupun lembaga yang bergerak dalam bidang tersebut. Terlebih di masa pandemi segala sesuatu nampaknya harus bisa dilakukan dengan jarak yang tidak dekat atau sering kita kenal dengan istilah daring. Sesuatu hal yang mungkin menurut kita kekurangan, dapat menjadi kelebihan dan batu loncatan untuk terus mengembangkan dan membuat inovasi terbaik. Begitu juga dengan tantangan dalam belajar jarak jauh, menghadapi ujian secara jarak jauh, kerja di rumah, dan segala sesuatu yang dilakukan tidak dengan tatap muka (face to face) ini sudah menjadi hal lumrah.

Apalagi gadget membuat segala sesuatunya menjadi lebih mudah, termasuk aktivitas yang dilakukan secara daring. Namun, memang ada beberapa kekurangan yang tidak bisa dihindari, seperti kata Stan Garfield, “kehilangan percakapan di lorong dadakan dan pertemuan informal tempat pertukaran pengetahuan,” kata Garfield seorang penulis manajemen pengetahuan, pembicara, dan pemimpin komunitas.  Selain itu, juga katanya dengan jarak jauh ini ada kesulitan dalam membangun hubungan saling percaya yang memungkinkan terjadinya berbagi pengetahuan di masa depan.

BACA JUGA: Pembelajaran Daring, Guru dan Siswa

Skema ini disebut dengan Work From Home (WFH), yang merupakan bagian dari konsep telecommuting (bekerja jarak jauh), padahal sebenarnya bukan hal baru dalam dunia kerja dan perencanaan kota, bahkan telah dikenal sejak tahun 1970-an sebagai salah satu upaya mengatasi kemacetan lalu lintas dari perjalanan rumah-kantor pulang-pergi setiap hari. Walaupun demikian, konsep ini biasanya diberlakukan dalam kondisi normal dan bukan karena adanya pandemi seperti sekarang ini. Apalagi kemudian ditengarai kondisi saat ini akan berlangsung setidaknya setelah tersebarnya vaksin secara merata di berbagai belahan dunia. Sampai saat itu dan bahkan ditengarai juga menjadi bagian dari tatanan baru (new normal) dari kehidupan keseharian sehingga penerapan telecommuting menjadi suatu keniscayaan.

Faktanya juga dari kerja jarak jauh ini menjadikan percakapan secara alami menjadi lebih sunyi di antara tenaga kerja yang tersebar. Tetapi, masih ada kesempatan untuk berbagi pengetahuan dalam pengaturan kerja jarak jauh ini.

BACA JUGA: Urgensi Kesadaran Nasional Bagi Pemuda Indonesia

Dengan sistem jarak jauh juga menciptakan sebuah tren baru, menurut laporan Work Trend Index 2021 dengan judul “The Next Great Disruption Is Hybrid Work — Are We Ready?” Bahwa dalam setahun terakhir ini sesungguhnya telah menciptakan peluang kerja baru bagi sebagian orang, menawarkan lebih banyak waktu keluarga, dan memberikan keleluasaan untuk mengurangi waktu tempuh di jalan.

Ada beberapa tantangan yang juga muncul sebab dari kerja jarak jauh ini diantaranya:

• Tim menjadi lebih terkotak-kotakkan dan kelelahan digital adalah ancaman nyata.

Di Indonesia, 40% pekerja mengalami penurunan interaksi dengan rekan kerja (yang dapat membahayakan inovasi), 61% pekerja merasa terlalu banyak bekerja, dan 68% Gen Z mengatakan bahwa mereka merasa kesulitan untuk bertahan. Meningkatnya waktu yang dihabiskan dalam rapat dapat menjadi salah satu faktor utama perasaan tersebut. Menurut sebuah studi terbaru oleh Microsoft tentang aktivitas gelombang otak, rapat berturut-turut dapat menurunkan kemampuan orang untuk fokus dan terlibat dalam rapat. Transisi di antara rangkaian rapat juga bisa menjadi sumber stres yang tinggi.

• Ada kesenjangan antara apa yang dirasakan para pemimpin dan pekerja.

Di Indonesia, ketika 53% pemimpin bisnis mengatakan mereka semakin berkembang, 33% pekerja merasa perusahaan mereka meminta terlalu banyak di tengah situasi seperti saat ini. Hal tersebut menunjukkan perlunya peningkatan kesadaran bagi para pemimpin bisnis atas situasi yang tengah terjadi.

Data laporan tersebut disusun berdasarkan studi terhadap lebih dari 30.000 orang di 31 negara (termasuk Indonesia) dan hasil analisis dari triliunan sinyal produktivitas dan tenaga kerja di Microsoft 365 serta LinkedIn.

Meskipun banyak tantangan baru yang bermunculan, tetap ada peluang besar yang juga muncul seperti tericptanya tempat kerja baru yang bisa dilakukan dari manapun dan kapanpun sehingga orang-orang dapat bekerja lebih fleksibel dalam mengatur waktunya.

Dalam hal ini data dari Microsoft telah mengidentifikasi lima strategi bagi para pemimpin bisnis untuk mulai melakukan perubahan disaaat era baru:

• Buat rencana untuk memberdayakan orang dengan fleksibilitas tinggi.

Perangi kelelahan digital dari atas. Perbanyak kolaborasi dan biasakan beristirahat. Studi Microsoft tentang aktivitas gelombang otak mengungkapkan bahwa jeda di antara rapat memungkinkan otak untuk melakukan “pengaturan ulang”, mengurangi penumpukkan stres secara kumulatif di seluruh rapat.

• Menata ulang ruang dan teknologi untuk menjembatani dunia fisik dan digital.
• Membangun kembali aspek sosial dan budaya.
• Pikirkan kembali pengalaman karyawan untuk dapat bersaing mendapatkan talenta terbaik dan yang lebih beragam.

“Kerja hybrid mendorong kita untuk mengesampingkan asumsi lama tentang bagaimana orang perlu bekerja di tempat yang sama pada waktu yang sama agar dapat menjadi produktif dan membawa dampak nyata. Ini adalah perubahan besar. Perubahan yang membutuhkan pemimpin dan organisasi untuk memeriksa kembali dan menata ulang model operasinya secara fundamental,” ujar Haris Izmee, Presiden Direktur, Microsoft Indonesia, dalam siaran pers, 30/04/2021.

Selanjutnya, ada jaringan sosial perusahaan (ESN) yakni platform pribadi internal yang mempromosikan komunikasi yang lebih sering dan efektif di antara karyawan. Platform ESN seperti Microsoft Yammer, Salesforce Chatter, dan Slack berfungsi mirip dengan situs seperti Facebook tetapi dirancang khusus dengan mempertimbangkan bisnis. Penelitian menunjukkan bahwa ESN dapat memiliki efek positif pada berbagi pengetahuan organisasi.

Sebagian besar platform menawarkan beberapa cara untuk memfasilitasi berbagi pengetahuan. Karyawan dapat mendistribusikan sumber daya dengan alat berbagi file bawaan, berbagi pembelajaran terbaru di saluran pesan tim, memulai topik tentang ide kerja baru, dan mengakses repositori pengetahuan yang diisi dengan sumber daya pelatihan organisasi dan panduan.

Platform ESN juga nyaman untuk percakapan santai di antara karyawan jarak jauh, yang berarti dapat menggantikan percakapan spontan yang biasa dilakukan di kantor. Organisasi dapat menetapkan pembuka percakapan khusus untuk setiap hari dalam seminggu. Untuk mendapatkan bola bergulir, mintalah anggota tim SDM atau kepemimpinan tempat bekerja untuk dapat bertindak sebagai moderator yang mengajukan pertanyaan berkaitan dengan berbagi pengetahuan dan membuat percakapan tetap berjalan.

Kata Gargield untuk dapat memaksimalkan kerja jarak jauh ini hendaknya memastikan sumber daya tersedia secara online dan dapat digunakan kapan saja, menyediakan repositori pengetahuan, dan perpustakaan dokumen dengan proses terkait untuk kontribusi dan pemeliharaan.

Maka daripada itu, untuk menerapkan berbagi pengetahuan secara efektif adalah yang pertama, rekam dan unggah semua presentasi, webinar, dan sesi pelatihan. Kedua, buat konten sesuai permintaan, seperti posting blog tentang topik pengembangan profesional. Ketiga, unggah sumber daya internal, seperti dokumen orientasi, FAQ, dan pedoman merek. Keempat, bagikan sumber daya tambahan dari sumber tepercaya, termasuk artikel, kursus daring, dan presentasi.

Selain itu, ada juga perangkat lunak manajemen pengetahuan, seperti Guru dan Zendesk, berfungsi sebagai hubungan pusat bagi karyawan, yang memungkinkan bisa menyimpan, mengkategorikan, dan menandai semua konten di satu lokasi. Setelah mengumpulkan sumber daya itu, dalam hal ini Garfield merekomendasikan agar organisasi mempromosikan hubungan mereka secara internal melalui email atau saluran lain untuk mengingatkan karyawan bahwa mereka tersedia dengan baik.

Jadi, pada hakikatnya tidak ada tantangan yang benar-benar merugikan dari sistem jarak jauh ini. Hal ini berlaku baik bagi kerja jarak jauh, pembelajaran jarak jauh, diskusi dalam jaringan, dan segala sesuatu yang dilakukan tidak secara tatap muka (fae to face). Analisislah terlebih dahulu lalu kemudian diteliti terkait peluang yang ada didalamnya, supaya kegiatan jarak jauh dapat berjalan sebagaimana mestinya dan efektif.

Referensi

Hickel, M. (2021). How to Facilitate Knowledge-Sharing in Remote Work. Associationsnow.Com. Retrieved from https://associationsnow.com/2021/05/how-to-facilitate-knowledge-sharing-in-remote-work/

Mungkasa, O. (2020). Bekerja dari Rumah (Working From Home/WFH): Menuju Tatanan Baru Era Pandemi COVID 19. Jurnal Perencanaan Pembangunan: The Indonesian Journal of Development Planning, 4(2), 126–150. doi: 10.36574/jpp.v4i2.119

Suyudi, T. (2021). Ini Tantangan dan Peluang Tren Kerja Jarak Jauh Menurut Laporan Work Trend Index 2021. Itworks.Id. Retrieved from https://www.itworks.id/39550/ini-tantangan-dan-peluang-tren-kerja-jarak-jauh-menurut-laporan-work-trend-index-2021.html